Prefeitura digitalizará 10 milhões de documentos em 12 meses

Através de recursos do PMAT, prefeitura digitalizará documentos antigos e novos de todos os setores

Na última sexta-feira, o prefeito de Brusque, Paulo Eccel, assinou convênio com o Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES) no valor de R$ 6,2 milhões referente ao contrato do Programa de Modernização da Administração (PMAT). O recurso será utilizado na execução de dois projetos: geoprocessamento e digitalização de documentos. Para este último, serão destinados cerca de R$ 2,9 milhões.

Segundo o diretor do Departamento Geral de Infraestrutura (DGI), Artur Antunes, o setor está em processo de definição dos itens do termo de referência – o documento abordará como a digitalização deverá ser feita. No máximo em 10 dias a licitação será lançada e a empresa vencedora será responsável por contratar uma equipe de trabalho que atuará, através de duas impressoras e de um software, na digitalização de 10 milhões de documentos.

“Nosso objetivo é digitalizar todos os documentos tanto do arquivo morto quanto dos novos para economizar papel e espaço físico. Além disso, buscamos também agilizar o processo de busca por documentos de maneira organizada.

Por meio do software, que estará ligado a todos os computadores de todos os funcionários, os servidores poderão encontrar documentos rapidamente”, explica Antunes.

A prefeitura conta com um setor de arquivamento localizado na Arena Brusque. Lá, existem documentos emitidos durante o último ano da gestão do ex-prefeito Ciro Roza – 2008 – e documentos emitidos desde o início da gestão do prefeito Paulo Eccel – desde 2009. São cinco estantes de madeira de quatro compartimentos cada e 10 estantes menores de metal. De acordo com Antunes, os documentos “mortos”, ou seja, aqueles que passaram do período em que deveriam permanecer guardados, não serão digitalizados.

“Vamos digitalizar conforme a importância de validade de cada um. As legislações definem prazos para cada tipo de documento. Alguns tem prazo de cinco anos, e se estiverem com seis anos vamos deixar no arquivamento de papel apenas. Nosso objetivo é que após a digitalização desse material, todos os novos já sejam digitalizados. A meta universal é extinguir o uso de papel, a nossa também é, mas isso leva muito tempo, inclusive porque boa parte da população ainda não tem acesso a internet e precisa do documento impresso”.

Para preservar os documentos do setor de arquivamento, desde a metade do ano, o responsável pelo setor, Luiz Gianesini, está substituindo os clipes de metal pelos de plástico e está colocando os papeis em caixas de plástico em vez de caixas de papelão. Além disso, o local é dedetizado para afastar os insetos.

Ainda segundo o diretor do DGI, após os 12 meses de digitalização da equipe contratada pela empresa vencedora da licitação, cerca de 20 servidores públicos serão capacitados para operar as impressoras. A ideia é criar, dentro da prefeitura, um núcleo especializado no processo.