Prefeitura de Botuverá implanta comunicação eletrônica

Medida tem como objetivo reduzir papel e melhorar a comunicação interna e externa

A prefeitura de Botuverá publicou um decreto no dia 11 de fevereiro que institui a comunicação eletrônica no município.

A partir desta data, a comunicação interna e externa da prefeitura é feita por meio de memorando, ofício e protocolo eletrônico, ou seja, o papel não será mais utilizado.

O prefeito de Botuverá, José Luiz Colombi, o Nene, conta que a ação foi projetada após reuniões internas com o secretariado e servidores, com o objetivo de diminuir problemas de comunicação.

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“Uma coisa importante é que vai diminuir muito papel e também acaba o diz-que-me-diz, vai ficar tudo registrado”, ressalta Colombi.

O prefeito conta que vai poder acompanhar todos os processos que existem no município e dessa forma pode detectar a eficiência do trabalho dos servidores públicos.

“A gente vai poder acompanhar um pouco do processo e o que eu quero mesmo é que tenha agilidade, que tenha prazo e que a população realmente tenha uma resposta nas solicitações dos serviços”, diz.

Como vai funcionar
Toda a comunicação interna e externa começa a ser feita por meio de um sistema que pode ser acessado pelo site da prefeitura de Botuverá.

Na comunicação interna, o memorando eletrônico deve ser utilizado para assuntos de expediente como: solicitação de execução de atividades ou compra de materiais, agendamento de reuniões, solicitação de informações, encaminhamento de documentos, solicitação de providências rotineiras ou de pareceres, entre outros.

Os documentos gerados no sistema, possuirão rastreabilidade e transparência quanto a visualização, informando pessoa, data e hora de acesso.

Os ofícios eletrônicos sobre qualquer assunto serão encaminhados para destinatários fora da administração municipal por meio de correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento.

Os protocolos iniciados no município devem ser gerados pelo requerente de forma eletrônica ou presencial da Secretaria da Fazenda. O requerente deve esclarecer o pedido fundamentando-o com a documentação necessária, que deve ser digitalizada.

Os documentos eletrônicos e seus anexos recebem uma numeração sequencial automática e circulam dentro dos setores competentes.

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O arquivamento ou descarte dos documentos, eletrônicos ou impressos, é de total responsabilidade da unidade emissora.

Exceções para o uso do papel
Os documentos só podem ser impressos nas seguintes ocasiões: para fornecer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial, se a legislação exigir ou para juntar a processo administrativo quando exigido.

Novo decreto
O prefeito informou que nos próximos 15 dias um novo decreto será publicado, regulamentando a solicitação eletrônica para ligações de água e energia.